Tujuan
penelitian ini adalah untuk mengetahui prosedur yang digunakan dalam sistem
penjualan kredit sepeda motor. Metode penelitian yang digunakan adalah
deskiptif kualitatif, yaitu analisis yang berwujud keterangan uraian yang
menggambarkan objek penelitian pada saat ini berdasarkan fakta-fakta yang ada,
yang di gambarkan dengan kata-kata atau kalimat yang dipisah-pisahkan menurut
kategori untuk memperoleh kesimpulan.
Sedangkan
teknik pengumpulan data dilakukan dengan observasi, wawancara dan dokumentasi.
Berdasarkan
analisa, sistem penjualan sepeda motor pada PT. JAYA MOTOR tangerang telah
dilaksanakan sesuai dengan sistem yang berlaku, mulai dari unsur-unsur pokok
penjualan, dokumen yang digunakan, fungsi-fungsi yang terkait,
prosedur-prosedur yang digunakan, dan pengendalian intern.
Sistem
penjualan sepeda motor pada PT. JAYA MOTOR tangerang juga telah berjalan
berdasarkan pengawasan internal yang baik, karena adanya struktur organisasi
perusahaan yang dapat memisahkan pekerjaan karyawan yang satu dengan karyawan
yang lain.
sehingga pekerjaan yang dilakukan dapat
berjalan dengan efektif dan efesien.
A.
Latar Belakang
Berkembangnya
usaha-usaha perdagangan yang sangat pesat pada saat ini menjadikan informasi
sebagai hal yang sangat penting peranannya dalam menunjang jalannya operasi-operasi demi
tercapainya tujuan yang diinginkan oleh
perusahaan.
Teknologi
sudah terbukti merupakan salah satu
media informasi yang efektif dan efisien dalam penyebaran informasi yang dapat diakses oleh siapa saja, kapan saja dan dimana
saja. Teknologi mempunyai efek yang sangat besar pada perdagangan atau bisnis.
Hanya dari rumah atau ruang kantor,
calon pembeli dapat melihat produk-produk pada layar komputer, mengakses informasinya,
memesan dan membayar dengan pilihan yang tersedia. Calon pembeli dapat
menghemat waktu dan biaya karena tidak perlu datang ke toko atau tempat
transaksi sehingga dari tempat duduk mereka dapat mengambil keputusan dengan
cepat.
Perkembangan
aplikasi yang semakin pesat sejak munculnya teknologi sangat membantu dalam
kemudahan serta kecepatan pengiriman, penyampaian dan penerimaan informasi.
Mulai dari perusahaan perusahaan, sekolah-sekolah, perguruan tinggi, dan
lembaga atau organisasi lainnya telah banyak memanfaatkan aplikasi web
dalam kegiatan penjualan, promosi, belajar dan kegiatan lainnya dimana
dibutuhkan pengiriman, penyebaran dan
penerimaan informasi sehingga memberikan kemudahan bagi pengguna ( user ) yang
membutuhkan.
Dealer
PT. JAYA MOTOR adalah salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang
penjualan sepeda motor Honda di kota tangerang, dalam mengembangkan penjualan
maupun promosi saat ini Dealer PT. JAYA MOTOR masih menggunakan sistem
penjualan dan promosi
yang masih konvensional
(direct selling) dalam
arti pelanggan masih harus
datang ke tempat
penjualannya langsung dan
sistem promosi yang hanya dengan menyebarkan brosur, walau pun sudah
berjalan baik di kota Ponorogo tetapi ini tidak optimal untuk di zaman sekarang ini, karena tidak semua
kalangan dapat menerima
informasi mengenai Dealer PT. JAYA MOTOR ini, jelas ini sangat
mempengaruhi penjualan produk Dealer tesebut. Dikarenakan sistem penjualan yang
masih konvensional, Dealer PT. JAYA MOTOR berkeinginan untuk mengembangkan
sistem penjualan dan
promosi
yang lebih baik, lebih menguntungkan, lebih efisien, dan efektif untuk
wilayah tangerang, maka
penulis memberikan solusi
dengan membuat sebuah sistem informasi barang
dan promosi yang berbasis
dekstop. Seperti yang telah diterangkan diatas yaitu dengan memanfaatkan teknologi
sebagai sarana untuk menjual
produk dan promosi,
dengan harapan Dealer PT. JAYA MOTOR lebih dikenal dan
produknya lebih diminati oleh masyarakat pada umumnya.
Rumusan Masalah
Berdasarkan
latar masalah yang telah diuraikan, dengan ini merumuskan
masalah
yaitu :
Bagaimana
Merancang Suatu Sistem Informasi Berbasis dekstop pada Dealer PT. JAYA MOTOR.
Batasan Masalah
Batasan-batasan yang
digunakan dalam Tugas ini adalah :
1.
Data-data penunjang informasi pada perusahaan.
2.
Pembangunan sistem informasi menggunakan dengan pengumpulan data.
3.
Penyimpanan data-data penunjang menggunakan database MySQL.
4.
Bahasa pemrograman yang digunakan menggunakan VB 6.0 dan MySQL.
5 .
Sistem Informasi ini
digunakan untuk transaksi tunai
Analisis Prosedur
penjualan yang sedang berjalan
Analisa
prosedur penjualan yang sedang berjalan adalah menganalisa proses
yang
sedang berjalan pada sistem pembelian yang ada pada PT. JAYA MOTOR. Dengan ini,
maka akan diketahui kelemahan atau kesalahan dari sistem yang sedang berjalan.
Prosedur
penjualan motor pada PT. JAYA MOTOR adalah sebagai
berikut:
1). Konsumen memberikan data pesanan ke bagian
penjualan.
2).
Selanjutnya data pesanan yang ada di bagian penjualan dibuat laporan pemesanan kendaraan
sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk dijadikan arsip oleh bagian penjualan,
rangkap 2 diberikan kepada konsumen, rangkap 3 untuk diberikan ke dealer.
3).
Kemudian dealer mengecek stok barang, jika tidak ada maka dealer membuat konfirmasi pesanan untuk diberikan ke bagian
penjualan, oleh bagian penjualan diberikan ke konsumen. Apabila barang ada maka
dealer membuat data pembelian sebanyak 2 rangkap untuk diberikan ke bagian
penjualan. Rangkap 1 untuk dibuat faktur. Sedangkan rangkap 2 untuk dibuat
surat jalan.
4). Data pembelian rangkap 1 yang masuk ke bagian penjualan selanjutnya dibuatkan faktur sebanyak 3 rangkap. Rangkap 1 untuk dijadikan arsip, rangkap 2 untuk diberikan ke konsumen, sedangkan rangkap 3 diberikan ke bagian keuangan untuk dijadikan laporan penjualan sebanyak 2 rangkap, rangkap 1 untuk diberikan kepada pimpinan, sedangkan rangkap 2 untuk diarsipkan. kepada pimpinan. Dan juga data pembelian rangkap 2 yang masuk ke bagian penjualan dibuatkan surat jalan sebanyak 2 rangkap. Rangkap 1 untuk dijadikan arsip, rangkap 2 untuk
diberikan ke bagian pengantar.
Perancangan Sistem
Perancangan sistem adalah tahapan
setelah analisis dari siklus pengembangan sistem yang didefinisikan dari
kebutuhan-kebutuhan fungsional dari persiapan untuk rancang bangun implementasi
yang menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk, yang dapat berupa
penggambaran, perancangan dan pembbuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa
elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi juga
menyangkut konfigurasi dari komponen-komponen perangkat keras dan perangkat
lunak.
Tujuan Perancangan Sistem
Perancangan
sistem digambarkan dengan rancangan sistem yang akan dibangun sebelum dilakukan
pengkodean kedalam suatu bahasa pemograman. Dalam perancangan suatu sistem
tidak lepas dari hasil analisa, karena dari hasil analisa sistem baru dapat dibuat
suatu rancangan sistem. Pada tahapan ini dijelaskan tentang pembuatan sketsa
atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang
utuh, berfungsi dan bermanfaat. Perancangan sistem dibagi 2, yaitu desain
konseptual atau desain secara umum atau desain secara logika dan desain secara
terperinci atau desain secara fisik. Desain umum yang akan diaplikasikan
bertujuan untuk memberikan gambaran secara umum kepada pengguna tentang sistem
yang akan dibangun. Desain umum mengidentifikasi komponen-komponen sistem informasi
yang akan di desain secara terperinci. Tahap desain ini akan dimulai dengan
pembuatan diagram konteks yang diusulkan, DFD yang diusulkan dan kamus data.
Desain Sistem
Setelah melakukan analisa
kebutuhan sistem, tahap selanjutnya adalah mendesain sistem. Teknik yang
digunakan untuk mendesain sistem adalah dengan menggunakan bahasa pemodelan
yang berorientasi objek yaitu Unified Modeling Language (UML). Sistem
penjualan kredit pada PT. Jaya Motor terbagi dalam beberapa kasus yang digambarkan
pada diagram UML dibawah ini.
1.
Diagram use case login
Aplikasi penjualan kredit
memiliki 2 jenis user yang mempunyai hak untuk menjalakan aplikasi yaitu
administrator (kepala cabang) dan users (Staff administrasi penjualan).
2. Diagram use case pendaftaran motor
Pendaftaran motor perlu
dilakukan pada saat aplikasi pertama dijalankan untuk memasukan data produk ke
database aplikasi. Di gambarkan terlihat kepala cabang sebagai administrator
mendaftar data motor yang tersedia dan kemudian menginput data motor ke
aplikasi penjualan kredit.
3. Diagram use case pendaftaran pelanggan
Pada kasus pendaftaran
pelanggan, pelanggan mendaftar kepada kepala cabang dan kepala cabang mendata
pelanggan sesuai dengan data yang diperlukan oleh sistem.
4. Use case transaksi piutang
Pelanggan yang sudah terdaftar
bisa melakukan transaksi piutang dan diagram diatas menjelaskan pelanggan
melakukan pembelian motor kepada staff administrasi penjualan dan staff
administrasi penjualan mendata pelanggan yang melakukan pembelian dan motor apa
saja yang dibeli pelanggan.
5. Use case pelunasan piutang
Pelanggan yang mempunyai
piutang akan mendapat tagihan piutang dan melakukan pembayaran kepada staff
administrasi penjualan.pelanggan akan mendapat kwitansi pembayaran pada setiap
pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan.
6. Use case laporan
Pimpinan bisa meminta laporan
pada jangka waktu tertentu pada staff administrasi penjualan tentang data
master, data piutang pelanggan, data pembayaran dan penghasilan piutang yang bisa
di lihat pada diagram diata
Diagram
Sequence
diagram
sequence login
Tampilan aplikasi yang muncul kali pertama
adalah form login yang meminta user aplikasi untuk memasukan UserID dan
password. UserID dan password yang dimasukan user akan di validasi ke database.
diagram
sequence pendaftaran
User aplikasi mendaftarkan data motor pada form
motor kemudian daata yang dimasukan user akan di simpan ke database aplikasi.
User aplikasi mendaftar data pelanggan pada form
pelanggan kemudian data yang dimasukan user akan disimpan ke dtabase aplikasi.
diagram
sequence transaksi piutang
Pada transaksi piutang, user aplikasi membuka
form transaksi piutang dan memasukan data pelanggan yang melakukan transaksi,
motor, dan kuantitas motor.
diagram
sequence pelunasan piutang
Hampir sama dengan transaksi piutang, pada
transaksi pembayaran user aplikasi membuka form transaksi pembayaran dan
memasukan data pelanggan yang melakukan pembayaran, bon piutang, mana saja yang
akan dibayar, dan jumlah pembayaran oleh pelanggan.
diagram
sequence laporan
Dalam membuat laporan ada beberapa menu yang
disediakan sesuai dengan jenis laporan yang diperlukan. Untuk laporan piutang
dan pembayaran, user diminta untuk memasukan data pelanggan dan periode
transaksi, kemudian akan tampil laporan yang siap untuk dicetak. Sedangkan
untuk laporan data master. seperti master data motor, pelanggan, dan juga
laporan penghasilan, user hanya perlu untuk memilih menu yang ada di form menu
utama dan akan langsung tampil laporan yang di inginkan.
