KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT karena berkat Rahmat dan karuniaNya penulis dapat menyelesaikan penyusunan proposal ini. Shalawat beserta salam semoga senantiasa terlimpah curahkan kepada Nabi Muhammad SAW, kepada keluarganya, para sahabatnya, hingga kepada umatnya hingga akhir zaman, Aamiin.
Penulisan makalah ini diajukan untuk melengkapi salah satu syarat untuk pengumpulan tugas Jadwal Rencana Pengembangan Sistem. Dalam penulisan makalah ini tidak lepas dari hambatan dan kesulitan, namun berkat bimbingan, bantuan, nasihat, dan saran serta kerjasama dari berbagai pihak, khususnya kepada Bapak Bambang Suhartono, S.Kom., M.Kom. sebagai dosen matakuliah Tata Kelola IT segala hambatan tersebut dapat diatasi dengan baik.
Semoga Allah SWT memberikan balasan yang berlipat ganda kepada semuanya. Demi perbaikan selanjutnya, saran dan kritik yang membangun akan penulis terima dengan senang hati. Akhirnya, hanya kepada Allah SWT penulis serahkan segala kemudahan dapat bermanfaat khususnya bagi penulis umumnya bagi kita semua.
Tangerang, November 2016
v Jadwal Rencana Pengembangan Sistem
| No | Phase | February | March | April | Mei | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 1. | Planning |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2. | Analyze |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3. | Design |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4. | Implementation |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5. | Maintance |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6. | Documentation |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
v Detail Rencana Pengembangan Sistem
| Phase | Activity Number | Activity Name | Estimated Hours | Dependent Upon | Role |
| Planning |
|
|
| 1,2,3,4 in preliminary investigation phase | All |
|
| 1 | List of problems, opportunities, or directives | 12 |
| All |
|
| 2 | Negotiate scope | 5 |
| All |
|
| 3 | Plan the project | 12 |
| All |
|
| 4 | Present the project plan | 2 |
| All |
| Analyze |
|
|
| 1,2,3,4 in problem analysis phase |
|
|
| 1 | Analyze the current system | 20 |
| SA and PM |
|
| 2 | Establish system improvements objectives | 12 |
| SA and PM |
|
| 3 | Update the project plan | 4 |
| SA and DC |
|
| 4 | Present findings and recommendation | 6 |
| PM and SA |
|
|
|
|
| 1,2,3,4 in requirements analysis phase |
|
|
| 1 | Identify business requirements | 12 |
| SA and PM |
|
| 2 | Analyze system requirements | 12 |
| PM and SA |
|
| 3 | Prioritize business requirements | 8 |
| PM |
|
| 4 | Update the project plan | 4 |
| SA and DC |
|
|
|
|
| 1,2,3,4 in decision analysis phase |
|
|
| 1 | Identify candidate solutions | 12 |
| PM and SA |
|
| 2 | Analyze candidate solutions | 12 |
| SA and PM |
|
| 3 | Recommend a target solution | 6 |
| SA |
|
| 4 | Recommend a project solution | 6 |
| SA |
| Design |
|
|
| 1,2,3,4,5 in design phase |
|
|
| 1 | Design the application architecture | 24 |
| SA and DD |
|
| 2 | Design the system database | 24 |
| DD |
|
| 3 | Design the system interface | 40 |
| ID |
|
| 4 | Design the application logic | 40 |
| SA, DA , ID and PR |
|
| 5 | Update the project plan | 16 |
| SA and DC |
|
|
|
|
| 1,2,3,4,5 in construction phase |
|
|
| 1 | Interface building | 24 |
| ID |
|
| 2 | Network environment building | 24 |
| SA and DB |
|
| 3 | Database system building | 24 |
| DB |
|
| 4 | Application engine construction | 32 |
| SA and PR |
|
| 5 | System integration | 32 |
| PR and DB |
| Implementation |
|
|
| 1,2,3,4,5,6,7 in implementation phase |
|
|
| 1 | Network testing | 4 |
| PM and SA |
|
| 2 | Database testing | 4 |
| PM and SA |
|
| 3 | Program testing | 4 |
| DC |
|
| 4 | System testing | 4 |
| DC |
|
| 5 | Preparation and documentation release | 8 |
| DC |
|
| 6 | Software installation | 8 |
| PR and DB |
|
| 7 | User acceptance test | 8 |
| PM and DC |
BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Dewasa ini banyak perusahaan yang belum memiliki sistem management yang baik dalam mengelola SDM yang dimilikinya, sehingga sering kali terjadi masalah dalam pelaksanaan pengelolaan SDM tersebut. Seperti masalah mengenai desain dan implementasi sistem perencanaan, termasuk rekrutmen, penempatan karyawan, pengembangan karyawan, pengelolaan karier, evaluasi kerja karyawan, kompensasi karyawan dan hubungan karyawan.
Kondisi yang ada saat ini dalam manajemen Departemen HRD Bakrie Microfinance Indonesia (BMF) sebagai obyek pengembangan sistem, dimana dalam mengelola data karyawan yang berjumlah 104 orang, BMF belum memakai suatu program aplikasi dengan sistem yang berbasis IT, yang dapat diakses dan teritegrasi di semua kantor cabang dengan cepat. Berdasarkan sejarah perusahaan BMF baru beroperasi di tahun 2010, sehingga belum mempunyai sistem personal manajemen, sebagai alat penunjang dalam melakukan segala proses bisnis manajemen perusahaan. Berdasarkan hasil wawancara ditemukan, bahwa sistem personal manajemen HRD yang ada sekarang, hanya menggunakan program Microsoft Excel dan Microsoft Word dalam melakukan manipulasi (input, edit, delete) data dalam database karyawan, sistem yang ada masih bersifat manual hanya menggunakan program Microsoft Office, sehingga tidak optimal dalam mengelola database secara cepat.
Dalam mengidentifikasikan masalah tersebut menunjukkan bahwa sistem manajemen SDM di perusahaan BMF, nantinya akan memerlukan sebuah aplikasi untuk mengakomodir karyawan yang diproyeksikan tahun 2013-2014, dimana BMF akan membuka 300 Kantor Cabang, sehingga akan menyerap tenaga kerja dalam jumlah yang cukup besar.
Kegitan operasional, perusahaan tidak hanya dituntut untuk kemajuan bisnis semata, namun harus didukung dengan suatu sistem pengelolaan SDM yang memadai. Oleh karena itu, kami menerapkan sebuah aplikasi yang dapat menjadi solusi yang dapat menjawab keterbatasan dalam pengelolaan SDM di departemen HRD BMF yaitu aplikasi OrangeHRM yang berbasis Web. OrangeHRM (Orange Human Resource Management) adalah sebuah aplikasi berbasis web yang digunakan untuk mengelola dan mengembangkan SDM secara efesien. Aplikasi OrangeHRM merupakan aplikasi yang siap pakai atau sudah langsung bisa digunakan dan dapat didesain sesuai dengan kebutuhan manajemen HRD tersebut.
Penggunaan yang maksimal dalam mengimplementasikan sistem aplikasi OrangeHRM, diharapkan dapat membantu untuk menyelaraskan segala komponen manajemen perusahaan, sehingga dapat terintegrasi dengan efektif dan efesien.
1.2 Tujuan dan Manfaat
Tujuan dari pengembangan sistem ini adalah untuk menerapkan sistem pengelolaan data karyawan dengan menggunakan aplikasi OrangeHRM yang berbasis web, dan diharapkan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem personal manajemen di departemen HRD BMF.
Manfaat dari penerapan aplikasi OrangeHRM adalah meningkatkan kinerja manajemen perusahaan dalam mengelola database karyawan dengan aplikasi OrangeHRM dan meningkatkan efesiensi operasional manajemen perusahaan, serta menjamin ketersediaan dan keamanan data karyawan dalam database pada perusahaan BMF.
BAB II
PENGEMBANGAN SISTEM
2.1 Pengumpulan Data
Pengumpulan data dilakukan dengan dua cara, yaitu data primer dan data sekunder. Data primer adalah data yang dikumpulkan dengan cara terjun langsung ke tempat penelitian. Untuk memperoleh data primer, metode yang digunakan adalah metode wawancara dan observasi atau pengamatan. Metode ini adalah sebuah metode dengan sistem pengumpulan data, dengan cara melihat langsung pada obyek penelitian. Data sekunder merupakan data yang diperoleh dengan cara tidak langsung pada obyek yang diteliti, sehingga pengumpulan data dengan melalui mempelajari buku, jurnal, literatur dan dokumen dari tempat penelitian.
Berdasarkan hasil wawancara yang dilakukan, dapat mengidentifikasikan dan menunjukkan bahwa sistem manajemen SDM di perusahaan BMF, nantinya akan memerlukan sebuah aplikasi untuk mengakomodir karyawan yang diproyeksikan tahun 2013-2014, dimana BMF akan membuka 300 Kantor Cabang, sehingga akan menyerap tenaga kerja dalam jumlah yang cukup besar. Oleh sebab itu, konsep perancangan aplikasi ini sebagai persiapan jangka panjang yang nantinya dipakai pada saat diperlukan dalam kapasitas jumlah karyawan yang cukup besar.
Ø Struktur Organisasi BMF
Adapun fungsi dan peran tugas dan tanggung jawab yang sesuai dengan struktur organisasi perusahaan BMF yaitu:
1. Level CEO
Berfungsi sebagai penanggung jawab penuh dalam keberlangsungan hidup perusahaan dan level ini juga berperan sebagai pemimpin tertinggi dalam level perusahaan yang membawahi secara langsung para direktur.
2. Level Direktur
Ada beberapa nama jabatan dalam level direktur ini yaitu; Direktur CORP LEGAL & COMM, Direktur AUDIT & INSPECTION, Direktur OPERATIONS, Direktur GENERAL & ADMINSTRATION, Direktur FINANCE & MIS. Level direktur berperan secara langsung bertanggungjawab untuk memimpin dan mengontrol para pimpinan departemen.
3. Level Head Departemen
Ada beberapa nama jabatan dalam level departemen ini, yaitu; Departemen Business Development, Departemen MF Operation & Control, Departemen Support & Administration, Departemen Human Resources, Departemen Training & Development, Departemen Accounting & Budget, Departemen Treasury, Departemen MIS. Para pemimpin departemen berperan dan berfungsi dalam memimpin dan bertanggungj awab atas kinerja para kepala Section/seksi dari berbagai departemen yang dibawahinya.
4. Level Head Section
Dalam level ini, pekerjaan kepala seksi meliputi berbagai jabatan, yaitu:
- Section Expansion dan General Affairsd. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Department Business Development.
- Section Regional OPR, Territorial OPR, Area OPR, Branch OPR. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh departemen MF Operation & Control.
- Section Administration Support, General Support. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Support & Adminstration. Section Recruitment & Industri Relantionship, Personnel Administration. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departement Human Resources.
- Section Training Program & Organizing, Training ADM & Evaluation, Trainers. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Training & Development.
- langsung oleh Departemen Accounting & Budget.
- Section Cash & Bank Management, Treasury Admin. Bidang seksi ini dibawahi secara langsung oleh Departemen Treasury.
- Section MIS, IT. Bidang seksi ini secara langsung oleh Departemen MIS.
2.2 Analisis Kebutuhan Sistem
a. Perangkat lunak yang digunakan dalam membuat sistem, adalah sebagai berikut :
- Wamserver (Apache versi 2.2.11, PHP versi 5.3.0)
- MySQL versi 5.1.36 2003
- OrangeHRM versi 2.7-rc.1
b. Perangkat keras yang digunakan dalam membuat sistem, adalah sebagai berikut :
- Inter Core 2 Duo Processor
- 1 GB RAM
- 0 GB HDD (± 1.5 GB Free Space pada drive system)
c. Proses Bisnis
Secara umum sistem informasi yang diterapkan pada unit Departemen HRD Bakrie Microfinance, meliputi: Data Rekrutmen, Data Jabatan, Data Gaji, Data Mutasi, Data Absensi, Data Cuti, Data Asuransi Kesehatan, Data Medical Reimbursement, Data PPh21 Taxation Calculation, Data Record Perpanjangan Kerja Karyawan Kontrak. Namun dalam penelitian ini lebih ditekankan pada sistem proses bisnis data Rekrutmen dan data Cuti.
Perancangan pemodelan sistem aliran proses bisnis yang akan digambarkan terdiri dari 2 (dua) proses bisnis yaitu : perancangan proses bisnis data rekrutmen dan perancangan proses bisnis data cuti, sesuai dengan batasan masalah yang diangkat. Pada tahap ini, desain atau perancangan sistem akan dirancang sesuai dengan modul yang ada dalam aplikasi OrangeHRM, dengan menggunakan UML (Unified Modelling Language).
d. Pemodelan Sistem
Pada penelitian ini, sistem dimodelkan menggunakan diagram use case dan diagram Activity. Diagram use case menyajikan interaksi antara aktor dan use case. Dimana, aktor dapat berupa orang, peralatan atau sistem lain yang berinteraksi dengan sistem yang sedang dibangun. Diagram use case menggambarkan fungsionalitas sistem atau persyaratan persyaratan yang harus dipenuhi sistem dari pengguna (Sholiq, 2006). Diagram use case ditentukan oleh kegunaan-kegunaan sistem informasi yang dimanfaatkan oleh user. Aktor dalam sistem informasi ini dibedakan atas tingkat kebutuhan pengguna.
Diagram use case menggambarkan interaksi antara aktor dengan sistem atau dengan kata lain use case menggambarkan bagaimana seseorang menggunakan sistem. Diagram use case merupakan sistem yang akan dikembangkan sedangkan, aktor adalah pengguna dari sistem tersebut. Sedangkan diagram Activity menggambarkan aliran fungsionalitas system, dan dapat juga digunakan untuk menggambarkan aliran kejadian (flow of events). Diagram activity tidak perlu dibuat untuk setiap aliran kerja, tetapi diagram ini akan sangat berguna untuk aliran kerja kompleks dan melebar (Sholiq, 2006).
e. Proses Bisnis data Rekrutmen
Rancangan untuk proses bisnis data rekrutmen dinyatakan dalam diagram use case dan diagram Activity, dijelaskan sebagai berikut.
1. Diagram use case “Rekrutmen”
Desain secara keseluruhan, dengan mengambarkan aktor yang terlibat dalam satu atau lebih proses. Semua proses dalam sistem membutuhkan campur tangan yang terautentikasi oleh sistem, ditunjukkan dalam diagram use case pada Gambar 2.1
Diagram use case rekrutmen pada Gambar 2.1, menjelaskan bahwa terdapat 3 (tiga) aktor yang terlibat dalam interaksi dengan sistem, yaitu aktor “Dept. Terkait”, aktor “Admin HR”, dan “Calon Karywan”. Pada tahap selanjutnya aktivitas yang disebut sebagai use case dari aktor Dept. Terkait, dapat melakukan aktivitas terhadap sistem sebagai berikut yaitu : di luar sistem “mengajukan permohonan membuka Vacancy (lowongan) ke HR” dan direspon oleh admin HR dengan melakukan proses di dalam sistem, yaitu dengan “menambah atau update data Vacancy baru”, setelah itu “dipublikasikan dalam RSS secara online” sehingga dapat diakses oleh calon karyawan.
Respon yang diberikan calon karyawan adalah dengan masuk melalui sistem dan melakukan “Akses link Vacancy” perusahaan, dan “memasukkan atau input data lamaran kerja”. Kemudian data lamaran yang masuk, oleh admin HR akan “melakukan proses input data lamaran sebagai Candidate” dari lowongan pekerjaan tersebut.
2. Diagram Activity Admin HR “Input data Vacancie”
Aktivitas seorang admin HR dapat dijelaskan sesuai interaksi dengan use case tersebut. Diagram Activity “Input data Vacancy”, menjelaskan bahwa aktor “admin HR” melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar, maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”.
Sesuai dengan permintaan dari Dept. Terkait, untuk menambah Vacancy, maka admin HR akan “memilih Menu Rekrutmen” lalu “memilih Sub Menu Vacancy”, setelah itu admin HR “menambah atau melakukan proses input data Vacancy” yang diminta. Kemudian memilih “Save”, maka hasil input “data Vacancy tersimpan” dan “selesai”. Diagram Activity Admin HR “Input data Vacancy”, ditunjukkan pada Gambar 2.2.
3. Diagram Activity Admin HR “Publikasi Job Vacancie”
Diagram Activity “Publikasi Job Vacancy”, menjelaskan bahwa aktor “admin HR” melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang untuk memasukkan username dan password, dan apabila benar maka akan ditampilkan halaman menu utama. Pada langkah ini, sama seperti pada diagram activity pada Gambar 2.2. Admin masuk melalui menu rekrutmen dan sub menu vacancy, kemudian proses selanjutnya akan ditampilkan “pilihan untuk aktivasi dan publikasi dari data vacancy” yang sudah dimasukkan sebelumnya. Setelah itu, admin HR “memilih untuk aktifkan dan publikasikan data Vacancy” tersebut kemudian memilih “save”, maka “data tersimpan” dan proses “selesai”. Diagram Activity Admin HR “Publikasi Job Vacancy”, ditunjukkan pada Gambar 2.3
4. Diagram Activity Calon Karyawan “Mengakses Link Vacancie dan Input Data Lamaran”
Diagram Activity “Input data lamaran”, pada Gambar 2.4, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “Calon Karyawan” untuk memasukkan lamaran melalui Link Vacancy perusahaan yang telah dipublikasikan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat digambarkan dalam tahapannya sebagai berikut yaitu: calon karyawan terlebih dahulu “mengakses Link Vacancy” melalui “browsing URL Vacancy” perusahaan, maka halaman “Active Job Vacancy” untuk “memilih Job Vacancy”, kemudian calon karyawan
“memasukkan data lamaran” sesuai dengan job vacancy yang diinginkan dengan melakukan “Apply Job”, setelah itu memilih “Submit” maka “Terkirim data lamaran” tersebut dan tahapan proses “selesai”.
5. Diagram Activity Admin HR “Input Data Candidate”
Diagram Activity “Input data Candidate” pada Gambar 2.5 menjelaskan bahwa aktor “admin HR” melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Sesuai dengan vacancy/lowongan yang sudah dipublikasikan melalui Link URL Vacancy atas permintaan dari Dept. Terkait tersebut, maka data lamaran yang masuk dari calon karyawan selanjutnya admin HR akan masuk “memilih Menu Rekrutmen” lalu “memilih Sub Menu Candidate”, setelah itu admin HR “menambah atau melakukan proses input data Candidate” yang diminta. Kemudian pilih “Save”, maka hasil input “data Candidate tersimpan” dan proses “selesai”.
f. Proses Bisnis data Cuti
Rancangan untuk proses bisnis data rekrutmen dinyatakan dalam diagram use case dan diagram Activity, dijelaskan sebagai berikut.
1. Diagram Use Case “Cuti”
Diagram use case Cuti didesain secara keseluruhan, dengan mengambarkan aktor yang terlibat dalam satu atau lebih proses. Semua proses dalam sistem membutuhkan campur tangan yang terautentikasi oleh sistem. Dalam diagram use case “Cuti”, dijelaskan bahwa terdapat 2 (dua) aktor yang terlibat dalam interaksi dengan sistem yaitu aktor “Admin HR”, dan aktor “Karyawan/User”. Pada tahap ini, admin HR dapat melakukan aktivitas yang disebut sebagai use case pada sistem, di antaranya yaitu : “Menentukan konfigurasi cuti (Leave configuration)”, “dapat melihat ringkasan cuti (Leave Summary)”, “dapat melihat status cuti dari karyawan terkait (Leave List)”, dan “menetapkan hak cuti karyawan (Assign Leave)”. Kemudian aktifitas yang dapat dilakukan dari Karyawan/user adalah, di luar sistem “mengajukan permohonan cuti”, di dalam sistem “dapat melihat ringkasan cuti (Leave Summary”) dan ”dapat membatalkan hak cuti”, apabila ada permintaan tugas dinas dari departemen terkait yang bersangkutan. Diagram use case “Cuti”, ditunjukkan Gambar 2.6
2. Diagram Activity Admin HR “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”
Diagram Activity “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “admin HR” untuk melihat ringkasan cuti karyawan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat dijelaskan dalam tahapannya sebagai berikut, yaitu: admin HR melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar, maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”.
Selanjutnya admin HR melakukan untuk “memilih menu”, dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian admin HR ingin “melihat ringkasan cuti karyawan (Leave Summary)”, selanjutnya ke menu “Leave Summary”, setelah itu proses “selesai”. Diagram Activity “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)” pada Gambar 2.7
3. Diagram Activity Admin HR “Menetapkan Hak Cuti (Assign Leave)”
Diagram Activity “Menetapkan Hak Cuti Karyawan (Assign Leave)” pada Gambar 2.8 menjelaskan bahwa aktivitas aktor “admin HR” untuk menetapkan hak cuti karyawan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat digambarkan dalam tahapannya sebagai berikut, yaitu: admin HR melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar, maka akan masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya admin HR akan melakukan proses untuk “memilih menu”, dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian admin HR ingin “menetapkan hak cuti karyawan”, selanjutnya memilih menu “Assign Leave”, maka data yang sudah ditetapkan dinyatakan telah sukses “Terdaftar Hak Cuti Karyawan” tersebut, setelah itu proses “selesai”. Gambar 2.8
4. Diagram Activity Karyawan “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)”
Diagram Activity “Melihat Ringkasan Cuti (Leave Summary)” pada Gambar 2.9, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “Karyawan/User” untuk melihat ringkasan cuti yang bersangkutan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat dijelaskan dalam tahapannya, sebagai berikut yaitu: karyawan terlebih dahulu melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya karyawan/user dapat melakukan dengan “memilih menu”, dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian karyawan/user ingin “melihat ringkasan cuti karyawan (Leave Summary)”, selanjutnya ke menu “Leave Summary”, setelah itu proses “selesai” Gambar 2.9 .
5. Diagram Activity Karyawan “Membatalkan Hak Cuti”
Diagram Activity “Membatalkan Hak Cuti”, menjelaskan bahwa aktivitas aktor “Karyawan/User” untuk membatalkan hak cuti yang bersangkutan, maka alur proses sistem yang berlangsung dapat dijelaskan dalam tahapannya sebagai berikut, yaitu: karyawan terlebih dahulu melakukan “Login” dengan “memasukkan username dan password”, apabila masukannya salah, maka akan diminta untuk mengulang memasukkan username dan password, dan apabila benar maka masuk ke halaman utama atau “Menu Utama”. Selanjutnya karyawan/user dapat melakukan dengan “memilih menu” dan menu yang dipilih adalah “Menu Leave (Cuti)”, kemudian karyawan/user ingin “membatalkan Hak Cuti”, dengan memilih “action Cancel”, kemudian pilih “save”, setelah itu tahapan proses “selesai”. Diagram Activity “Membatalkan Hak Cuti” pada Gambar 2.10
2.3 Design
Adapun tampilan Form “Login” dan “Menu Utama” sebagai tampilan awal yang di dalamnya terdiri dari beberapa menu yaitu: menu “menu ADMIN”, “menu PIM”, “menu LEAVE” dan “menu RECRUITMENT” dengan fungsionalitasnya masing-masing, yang dijelaskan sebagai
berikut.
1. Form Login
Gambar 4.1
Form Login pada Gambar 4.1, menjelaskan sudah pasti bahwa apabila pengguna/admin ingin menggunakan aplikasi OrangeHRM ini, maka terlebih dahulu harus memasukkan nama user dan nama password yang sudah terdaftar.
2. Form Menu Utama
Setelah melakukan login ke dalam sistem, maka seorang admin dapat masuk ke Form Menu Utama pada Gambar 4.2, dapat memaksimalkan fasilitas yang terdiri dari beberapa menu, yang dapat disebut juga sebagai Top Menu, meliputi: Menu Admin, Menu PIM, Menu Leave, dan Menu Rekrutmen. Di sudut kanan atas terdapat nama pengguna/admin yang sementara aktif memakai sistem ini dan juga ada Change Password dimana pengguna tersebut dapat merubah nama login password, setelah itu ada Logout yang berfungsi bagi pengguna untuk keluar dari
sistem apabila sudah selesai menggunakan sistem.
3. Form Admin
Form ADMIN pada Gambar 4.3, merupakan suatu bagian modul yang penting dari sistem dimana admin HR atau pimpinan HR dan personil lain yang ditunjuk untuk menjalankan semua tugas administrasi dalam sistem. Di dalamnya mencangkup penetapan struktur organisasi, golongan gaji, pelanggan
perusahaan dan proyek serta informasi lain. Modul Admin merupakan tulang punggung dari seluruh sistem. Isu keamanan sistem ditangani oleh modul ini dengan baik, yaitu dengan menetapkan otorisasi bagi pengguna. Semua fungsionalitas modul Admin tersedia bagi para pengguna (user), sejauh memiliki wewenang otorisasi sebagai Admin HR.
2.4 Implementasi
Pengujian untuk implementasi sistem dari aplikasi OrangeHRM ini, dilakukan dengan cara evaluasi penilaian responsibility dalam performa aplikasi OrangeHRM, yang dilakukan dengan memberikan pertanyaan-pertanyaan dalam bentuk Questioner, untuk dapat dinilai dan dapat diakui. Akan diuji apakah performa sistem aplikasi OrangeHRM terbukti memiliki kehandalan dan ketahanan dalam akselerasi dalam merespon interaksi dengan cepat dengan pengguna atau tidak seperti yang diharapkan untuk performa dari sistem aplikasi OrangeHRM tersebut. Adapun kategori pertanyaan yang perlu diuji dalam sistem yaitu mengenai; Tampilan, Kesesuaian, Kemudahan, Fungsionalitas, dan Otorisasi Sistem. Fokus pengujian sistem dari aplikasi OrangeHRM adalah pada jalannya proses bisnis sistem dalam pengelolaan data Personal Manajemen di departemen HRD Berdasarkan hasil Questioner yang diedarkan di departemen HRD, maka dapat disimpulkan bahwa berdasarkan hasil penilaian yaitu menjawab dengan pernyataan puas/baik, menyatakan aplikasi OrangeHRM mempunyai nilai fungsionalitas yang cukup memadai, hal ini dilakukan dengan mengukur nilai efesiensi dan optimalisasi yang terjadi, mudah berinteraksi dengan sistem Personal Management. Dengan demikian sebagai hasil evaluasi bahwa apa yang diharapkan setelah melakukan implementasi aplikasi OrangeHRM yang berbasis web, telah teruji akan performa dan fungsionalitasnya atas dasar penilaian kepuasan terhadap teknologi yang dipakai dan dapat bermanfaat dengan baik.
BAB III
PROJECT CHARTER
3.1 Nama Project
Nama project yang akan kami kembangkan adalah aplikasi Human Resource Information System (HRIS) .
3.2 Product Overview
Aplikasi Human Resource Information System (HRIS) adalah sistem perangkat lunak yang kami kembangkan yang dapat digunakan secara online dan offline untuk entri data, pelacakan data, dan kebutuhan sistem informasi dari departemen HRD/SDM, dimana berfungsi untuk pengelolahan aspek manajemen sumber daya manusia yang dapat dikelola dalam suatu sistem pengontrolan, dari staff direktur dan aktif bekerja hingga staff pensiun.
3.3 Tujuan
Tujuan pengembangan aplikasi HRIS ini untuk menerapkan sistem pengelolaan data karyawan dengan menggunakan aplikasi berbasis web, dan diharapkan dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan sistem personal manajemen di Departemen Bakrie Microfinance Indonesia.
Manfaat dari penerapan aplikasi ini adalah meningkatkan kinerja manajemen perusahaan dalam mengelola database karyawan dan meningkatkan efesiensi operasional manajemen perusahaan, serta menjamin ketersediaan dan keamanan data karyawan dalam database pada perusahaan.
3.4 Project Constraint
Project constraints pengembangan aplikasi HRIS ini adalah sebagai berikut :
- Schedule: Aplikasi ini harus diselesaikan paling Bulan Juni.
- Cost: Biaya pengembangan aplikasi HRIS ini tidak boleh melebihi biaya yang telah dialokasikan
- Policy: Aplikasi HRIS harus sesuai dengan kebijakan yang berlaku di perusahaan, termasuk teknik/ peraturan-peraturan mengenai alur proses bisnis perusahaan.
- Technology: Aplikasi HRIS iniharus kompatibel dengan software yang sudah ada.
3.5 Project Methodology
FAST menyediakan berbagai alternatif rute-rute dalam melewati fase-fase pengembangan sistem diatas, rute-rute tersebut dibedakan berdasarkan tipe proyek, tujuan teknologi, kemampuan tim developer, dan strategi pengembangan proyek itu sendiri. Rute-rute tersebut antara lain MDD (Model-driven development), RAD (Rapid application development), dan COTS (Commercial off the shelf). Setelah dipertimbangkan dan dibicarakan oleh seluruh tim pengembang maka rute yang sesuai dengan proyek ini yaitu RAD, karena menggunakan prototype untuk menyatukan analisa dan desain dari requirement-requirement user.
Dalam pengerjaan proyek ini digunakan metodologi FAST(Framework for the Application of Systems Techniques). FAST metodologi terdiri dari fase-fase pengembangan yaitu: Preliminary Investigation Phase, Problem Analysis Phase, Requirements Analysis Phase, Logical Design Phase, Decision Analysis Phase, Design Phase, Construction Phase, Implementation Phase, dan Operation and Support Phase.
3.6 Project Documentation and Communication
Berikut ini adalah petunjuk yang akan digunakan sebagai sarana dokumentasi dan komunikasi proyek :
- System Analyst dan Programmer melakukan komunikasi secara langsung setiap hari Senin Rabu, dan Kamis untuk membahas mengenai perkembangan dari implementasi yang telah dilakukan oleh Programmer, serta System Analyst memberikan requirement yang harus dipenuhi.
- System Analyst dan System Owner melakukan komunikasi secara langsung seminggu sekali untuk membahas mekanisme proses bisnis yang sedang berjalan.
- Project Manager dan System Analyst melakukan pertemuan secara langsung setiap dua minggu sekali untuk melakukan quality assurance management.
- Project Team secara keseluruhan akan mengadakan pertemuan setiap bulannya untuk membahas mengenai perkembangan proyek yang telah dilaksanakan.
- Project Team dapat menggunakan sarana e-mail sebagai alat komunikasi untuk membahas permasalahan yang dihadapi oleh masing-masing anggota tim.
3.7 Project Organization and Staffing Approach
Struktur organisasi proyek digambarkan pada gambar 2.1 berikut ini.
Nama-nama tim dalam struktur orgaisasi proyek BEM INDOMAST dijelaskan pada tabel 2.2 berikut.
| No. | Jabatan | Nama |
| 1. | System Owner | Elisa Fitriani |
| 2. | Project Manager | Muhammad Fajar Rizqi |
| 4. | System Analyst | Lisa Rienellda Irsal |
| 5. | Documentator | Dennita, Nelly |
| 6. | Programmer | Viona Syavita, Dennita |
| 7. | Database Designer | Nelly |
| 8. | Interface Designer | R. Ayu P |
| 9. | Customer Representative | Wawan |
3.8 Time Estimation of Project Development
| No | Phase | February | March | April | Mei | ||||||||||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | 1 | 2 | 3 | 4 | ||
| 1. | Planning |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 2. | Analyze |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 3. | Design |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 4. | Implementation |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 5. | Maintance |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
| 6. | Documentation |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3.9 Resource Allocation
Tabel 2.3 berikut ini akan menjelaskan tugas utama dari para pengembang proyek yang telah disebutkan diatas.
| No. | Jabatan | Tugas Utama |
| 1. | Project Manager (PM) | · Bertanggung jawab atas pelaksanaan proyek. · Mengkoordinasikan segala kegiatan yang bersangkutan dengan proyek. · Menententukan project deliverables · Mengkoordinasikan pengalokasian sumber daya. |
| 2. | System Analyst (SA) | · Menganalisa system requirments. · Mempelajari domain permasalahan yang terkait dengan proyek ini. · Merancang sistem. · Memastikan bahwa sistem yang dikerjakan sesuai dengan yang diharapkan. |
| 3. | Database Designer (DD) | · Mendesain database yang diperlukan. · Melakukan implementasi database yang telah dirancang. · Mengintegrasikan database dengan sistem. |
| 4. | Interface Designer (ID) | · Merancang sistem interaksi untuk sistem. · Melakukan implementasi sistem interaksi yang sudah dirancang. |
| 5. | Programmer (PR) | · Melakukan implementasi dari design yang telah dibuat · Melakukan bugfix |
| 6. | Documentator (DC) | · Mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan dalam pembuatan sistem. · Melakukan system testing. · Membuat dokumentasi sistem. · Membuat petunjuk penggunaan sistem (user manual). |
3.10 Work Breakdown Structure
| Phase | Activity Number | Activity Name | Estimated Hours | Dependent Upon | Role |
| Planning |
|
|
| 1,2,3,4 in preliminary investigation phase | All |
|
| 1 | List of problems, opportunities, or directives | 12 |
| All |
|
| 2 | Negotiate scope | 5 |
| All |
|
| 3 | Plan the project | 12 |
| All |
|
| 4 | Present the project plan | 2 |
| All |
| Analyze |
|
|
| 1,2,3,4 in problem analysis phase |
|
|
| 1 | Analyze the current system | 20 |
| SA and PM |
|
| 2 | Establish system improvements objectives | 12 |
| SA and PM |
|
| 3 | Update the project plan | 4 |
| SA and DC |
|
| 4 | Present findings and recommendation | 6 |
| PM and SA |
|
|
|
|
| 1,2,3,4 in requirements analysis phase |
|
|
| 1 | Identify business requirements | 12 |
| SA and PM |
|
| 2 | Analyze system requirements | 12 |
| PM and SA |
|
| 3 | Prioritize business requirements | 8 |
| PM |
|
| 4 | Update the project plan | 4 |
| SA and DC |
|
|
|
|
| 1,2,3,4 in decision analysis phase |
|
|
| 1 | Identify candidate solutions | 12 |
| PM and SA |
|
| 2 | Analyze candidate solutions | 12 |
| SA and PM |
|
| 3 | Recommend a target solution | 6 |
| SA |
|
| 4 | Recommend a project solution | 6 |
| SA |
| Design |
|
|
| 1,2,3,4,5 in design phase |
|
|
| 1 | Design the application architecture | 24 |
| SA and DD |
|
| 2 | Design the system database | 24 |
| DD |
|
| 3 | Design the system interface | 40 |
| ID |
|
| 4 | Design the application logic | 40 |
| SA, DA , ID and PR |
|
| 5 | Update the project plan | 16 |
| SA and DC |
|
|
|
|
| 1,2,3,4,5 in construction phase |
|
|
| 1 | Interface building | 24 |
| ID |
|
| 2 | Network environment building | 24 |
| SA and DB |
|
| 3 | Database system building | 24 |
| DB |
|
| 4 | Application engine construction | 32 |
| SA and PR |
|
| 5 | System integration | 32 |
| PR and DB |
| Implementation |
|
|
| 1,2,3,4,5,6,7 in implementation phase |
|
|
| 1 | Network testing | 4 |
| PM and SA |
|
| 2 | Database testing | 4 |
| PM and SA |
|
| 3 | Program testing | 4 |
| DC |
|
| 4 | System testing | 4 |
| DC |
|
| 5 | Preparation and documentation release | 8 |
| DC |
|
| 6 | Software installation | 8 |
| PR and DB |
|
| 7 | User acceptance test | 8 |
| PM and DC |
3.11 Cost Estimation
| Keterangan | Biaya |
| Modul Admin | Rp. 30.000.000 |
| Modul PIM (Personal Information Management) | Rp. 45.000.000 |
| Modul ESS (Employee Self Service) | Rp. 50.000.000 |
| Modul Recruitment | Rp. 35.000.000 |
| Instalasi Program | Rp. 20.000.000 |
| Total | Rp. 180.000.000 |
BAB IV
PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pembahasan dalam implementasi penerapan aplikasi OrangeHRM yang sesuai dengan batasan masalah pada proses bisnis dapat disimpulkan, sebagai berikut. Pada tahapan proses bisnis rekrutmen, menjelaskan bahwa lowongan pekerjaan dapat dipublikasikan secara online, sehingga informasi tersebut dapat diterima dengan cepat oleh pencari kerja, dan tanpa membutuhkan tempat dan banyak waktu, dan tanpa harus mendatangi dan menyerahkan berkas lamaran secara langsung ke kantor tujuan. Pada tahapan proses bisnis cuti, menjelaskan bahwa sistem menyediakan hak akses bagi karyawan maupun pimpinan terkait, dapat menjalankan hak dan kewajibannya dengan mudah dan cepat melalui aplikasi OrangeHRM, dalam pengambilan keputusan tentang masalah hak cuti, melihat lamanya hari cuti dan sisa hari cuti seorang karyawan. Oleh sebab itu aplikasi OrangeHRM yang berbasis web dapat digunakan untuk mengelola SDM secara efesien pada manajemen HRD perusahaan.
4.2 Saran
Saran pengembangan untuk aplikasi OrangeHRM adalah mengembangkan sebuah fasilitas dalam sistem, yang berfungsi untuk proses rekrutmen, yaitu pada tahap wawancara dalam proses seleksi calon karyawan dilakukan secara online melalui video chat.
Notaben : Elisa FItriani S.Kom
